Wat moet ik allemaal bewaren?

Alle gegevens die je ontvangt of vastlegt over je organisatie maken deel uit van je administratie en vallen dus onder de fiscale bewaarplicht.
Aan wat voor soort gegevens moet ik dan denken?

Daarbij moet je denken aan:
• Basisgegevens heb je nodig voor de primaire processen binnen je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan je grootboek, voorraadadministratie, debiteuren en crediteuren, inkoop en verkoop, en de loonadministratie.
• Stamgegevens liggen voor een bepaalde periode vast. Denk bijvoorbeeld aan prijstabellen. Stamgegevens maken het mogelijk om te zien is wat de waarde van iets was op een bepaald moment. Ook oudere stamgegevens dienen dus bewaard te worden.
• Brongegevens (en afgeleide gegevens) zijn de primaire manier om transacties vast te leggen: bijvoorbeeld een bestelformulier. Ook de hiervan afgeleide gegevens moeten bewaard worden.

Hoe moet ik dit bewaren?

In de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van je administratie. Je zult papieren facturen ook in die vorm moeten bewaren (naast digitaal). 

Hoe lang moet ik alles bewaren?

Zoals gezegd is de termijn in principe 7 jaar, maar er zijn uitzonderingen. Voor de omzetbelasting (btw) voor onroerende zaken geldt bijvoorbeeld een bewaartermijn van 9 jaar, volgend op het jaar waarin het vastgoed in gebruik is genomen. 

Hoe moet ik gegevens verstrekken bij een eventuele controle? 

Wanneer een belastingcontrole plaatsvindt gebeurt dit vaak op de plaats waar jouw bedrijf gevestigd is. In overleg met de controleur wordt gekeken welke gegevens binnen welke termijn aangeleverd moeten worden. Digitale gegevens moeten ook digitaal worden aangeleverd. 

Hoe bewaar ik elektronische documenten?

Elektronische gegevens die digitaal zijn vastgelegd voor machine-to-machine communicatie moeten ook voor mensen leesbaar zijn. Denk onder andere aan digitale bankafschriften, e-mails en digitale facturen. Daarnaast moet deze informatie geauthentiseerd zijn, bijvoorbeeld met een elektronische handtekening. 

Wat als ik niet voldoe aan de bewaarplicht?

Dit kan gevolgen hebben voor je bewijspositie. Je kunt dan een informatiebeschikking krijgen van de inspecteur. Als die onherroepelijk vaststaat, kan dit leiden tot omkering en verzwaring van de bewijslast. Dat betekent dat je moet aantonen dat de belastingaanslag niet klopt. Aannemelijk maken is dan niet meer voldoende.

Zat jouw prangende vraag hier niet bij? Aarzel dan niet en neem contact met ons op. Wij helpen je graag met alles rondom de fiscale bewaarplicht.