We leven in een digitaal tijdperk. Ontwikkelingen en innovaties volgen elkaar in rap tempo op. Ook voor je boekhouding heeft de tijd niet stilgestaan. Veel administratieve functies worden overgenomen door softwareprogramma’s. Digitale facturen zijn tegenwoordig voor veel bedrijven de norm. Hoe ga jij met de digitalisering om?
Van vroeger naar nu
Je kent het beeld wel: de accountant van vroeger. Rekenmachine voor z’n neus, geflankeerd door een map met inkoopfacturen links en eentje met verkoopfacturen rechts. Ieder bonnetje en iedere rekening noteerde hij zorgvuldig om zo de belastingaangifte voor te bereiden.
De tijd is zo snel gegaan dat dit een ver verleden lijkt. Tegenwoordig zijn de fysieke mappen met facturen een stuk kleiner omdat ze veelal digitaal bestaan. Even een factuur sturen vanaf je telefoon is geen toekomstmuziek meer, dat kan ook al gewoon.
Hoe ga jij hiermee om?
Wist je dat je facturen dient te bewaren in de vorm waarin je ze ontvangen hebt? Je hoeft dus niet iedere factuur uit te printen omdat je daarmee niet aan de bewaarplicht voldoet. (Overigens mogen papieren bonnen en facturen wel gescand worden.) Dit houdt dus in dat je digitale facturen ook op een overzichtelijke wijze op moet slaan.
Wij werken daarom met Basecone, een programma dat het mogelijk maakt om facturen en documenten automatisch in te boeken. In Basecone heb je een eigen dossier dat automatisch aangevuld wordt vanuit gekoppelde online boekhoudsystemen zoals het door ons gebruikte Unit 4 Multivers Online.
Altijd up-to-date
Door digitaal te boekhouden voldoe je niet alleen aan de digitale bewaarplicht, je hebt je administratie ook te allen tijde inzichtelijk én up-to-date. Dat scheelt de nodige kopzorgen na ieder kwartaal of bij de jaarlijkse omzetbelasting.
Wij zijn een groot voorstander van digitalisering. Wist je bijvoorbeeld al dat we vanaf deze maand een digitale nieuwsbrief versturen? Verandering is misschien spannend, maar je houdt het niet tegen. Sta er dus voor open en ga er proactief mee om. Weet ook dat je voor al je vragen altijd terecht kunt bij jouw accountant.