Hetty is nu zo’n 30 jaar werkzaam in de accountancy. Binnen Accombis houdt Hetty zich naast het opstellen van jaarrekeningen en aangiftes ook bezig met de automatisering. ‘’Ik vind automatisering leuk en heb me daar in gespecialiseerd.’’ Daarnaast fungeert Hetty binnen Accombis als vraagbaak, voor vragen van collega’s, maar ook voor vragen van klanten over de werking van de pakketten en de mogelijke koppelingen. Alle vragen en problemen die er over dat onderwerp komen, pakt Hetty op. Daardoor leert Hetty steeds bij en blijft ze zich ontwikkelen. In de 30 jaar tijd is er heel veel veranderd, met name op het gebied van automatisering/digitalisering. Hetty neemt ons graag mee in deze ontwikkelingen.
Hoe het begon
‘’Toen ik begon met werken op een accountantskantoor brachten de klanten maandelijks of per kwartaal ‘de administratie’ naar ons kantoor. Dit werd door ons verwerkt in een boekhoudpakket. Na afloop van het jaar werd de jaarrekening opgesteld. Deze werd eerst met de hand uitgewerkt, nu is dat ondenkbaar. Tegenwoordig maken veel ondernemers gebruik van een boekhoudpakket of branche gerelateerd pakket om hun administratie bij te houden. Voor ondernemers die geen eigen pakket hebben, verwerken wij de administratie. Verder maken we gebruik van scan- en herkenoplossingen zodat de administratie desgewenst volledig gedigitaliseerd kan worden. In mijn functie bij Accombis ben ik voor deze pakketten vaak de spin in het web.’’
Bankkoppeling
Een van de ontwikkelingen die Hetty meekreeg is de mogelijkheid van een bankkoppeling. Ze vertelt: ‘’Voor de bankmutaties is het met een aantal grote banken mogelijk om een koppeling te maken met het boekhoudpakket (Accountancy Gemak). Als dit gedaan is worden elke nacht de bankmutaties automatisch ingelezen. Op basis van de naam en omschrijving/betalingskenmerk binnen de bankmutaties, zal ons boekhoudpakket al een groot aantal mutaties automatisch kunnen boeken. Natuurlijk controleren wij die voorstellen eerst. De mutaties die het systeem niet automatisch kan boeken vullen wij aan met de benodigde gegevens waarna de dagelijkse mutaties kunnen worden verwerkt.’’
Basecone
Naast de mogelijkheid van een bankkoppeling, is ook Basecone een nieuwe ontwikkeling. ‘’Aangezien wij bij Accombis, naast ons boekhoudpakket (Accountancy Gemak) ook gebruik maken van een scan- en herkenoplossing (Basecone), kan de ondernemer volstaan door de digitaal ontvangen factuur door te sturen via de mail naar Basecone. Mochten er toch nog facturen per post worden ontvangen dan kunnen deze ook naar Basecone gestuurd worden door deze in te scannen of door een foto te maken met je telefoon.
Vervolgens verwerken wij deze facturen in Basecone, waarbij een groot deel van de gegevens automatisch worden herkend en waarbij er al een rekeningnummer wordt voorgesteld aan de hand van eerder verwerkte facturen. Ook hiervoor geldt dat wij deze eerst controleren alvorens deze geboekt worden. Door de verwerking in Basecone komen de inkoopfacturen direct in het boekhoudpakket. Het voordeel hiervan is dat in het boekhoudpakket de originele factuur altijd zichtbaar is.’’
Voordelen
Het automatiseren en digitaliseren van administratie brengt veel voordelen met zich mee voor de ondernemer. Hetty: ‘’Dankzij dit nieuwe systeem gaat veel automatisch, wat tijdbesparend werkt. Daarnaast krijgen ondernemers een goed overzicht van de omzet ten opzichte van anderen jaren, de openstaande verkoop- en inkoopfacturen en banksaldo. Doordat alles nu in één systeem zit en zowel de ondernemer als wij hier toegang toe hebben, blijft de administratie up-to-date en overzichtelijk voor de ondernemer.’’
Benieuwd wat Accombis voor jouw kan betekenen? Neem contact met ons op!